DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

 

1.   Pengertian Korespondensi Bisnis

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), korespondensi dapat diartikan sebagai "Perihal Surat-Menyurat", dengan demikian korespondensi sebenarnya sama saja dengan ikhwal surat-menyurat. Dari kedua pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa korespondensi menunjuk pada tindakan atau aktivitas menulis atau menyusun surat.

Pengertian bisnis dalam ilmu ekonomi, adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti "sibuk" dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan. Sehingga, pengertian dari korespondensi bisnis adalah:

1.         Suatu bentuk korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi bisnis dengan harapan dapat mencapai tujuan bisnis.

2.         Berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

2.     Surat, Surat Resmi dan Surat Bisnis

Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis. Pendapat lain mengungkapkan surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi. Secara umum surat dapat dikatakan sebagai alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Sebelum masuk pada surat bisnis, perlu dipahami lebih jauh tentang surat resmi (official letter) yaitu surat yang digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal. Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya. Surat resmi dibuat dengan sistematis dengan bahasa yang baku, dan dibuat untuk kepentingan formal. Beberapa contoh surat resmi yang sering disusun seperti: surat keputusan, surat permohonan, surat perintah, surat kuasa, surat panggilan/undangan, dan surat edaran.

Surat bisnis juga termasuk surat resmi, namun lebih spesifik/mengarah pada komunikasi untuk tujuan bisnis. Hal ini dapat dilihat dari persamaan fungsi dan ciri-ciri yang ada pada surat resmi dan surat bisnis, dan hanya beda pada tujuan dibuatnya surat. Intinya, surat bisnis fokus pada komunikasi tulis untuk mendukung kegiatan bisnis, sedangkan sebagian surat resmi memiliki tujuan diluar kegiatan bisnis. Menurut Purwanto (2012), surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik itu berupa pengiriman surat via pos, faksimilie, telepon ataupun lewat sambungan internet. Selain surat bisnis disebutkan juga tentang surat resmi.

3    .Ciri, Fungsi/Tujuan dan Syarat Surat Bisnis

Ciri-ciri surat bisnis yaitu: (1) selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan, (2) dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik, (3) menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian, (4) menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti. Tujuan dan Fungsi surat bisnis: (1) sebagai wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian, (2) sebagai alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap kali diperlukan, (3) sebagai wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya, (4) sebagai panduan dalam menjalankan tugas, (5) sebagai alat promosi, (6) sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan, (7) sebagai bukti dari sejarah. Surat bisnis harus disusun dengan baik dan benar sesuai dengan syarat atau ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang  baik.  Karateristik dikenal dengan sebutan 7C, yaitu: Clear (Jelas), Concise (Singkat), Complete (Lengkap), Courteous (Sopan), Concrete (Bisa dipercaya), Clean (Rapi) dan Careful (Hati-hati). Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik yaitu:

1.             Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya.

2.             Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun. Ciri-ciri bahasa surat yang baik adalah:

-                    Jelas, yaitu informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan tepat, bahasa yang digunakan jelas. Jelas tidak hanya dimengerti, tetapi juga bebas dari kemungkinan salah tafsir. Bahasa yang jelas tidak meragukan atau samar-samar sehingga dapat mengalihkan gagasan keada pembaca tepat seperti yang dimaksud penulis.

-                    Lugas, mempunyai makna praktis, cekatan, dan cepat. Kata lugas jika diterapkan dalam penulisan kalimat berarti langsung menunjukkan persoalan, yang pokok- pokok saja, tidak bertele-tele atau berbelit-belit, tidak menimbulkan penafsiran rangkap. Cara pelugasan bahasa yang diperlukan dalam penulisan surat bisnis adalah: menghilangkan unsur-unsur yang mengaburkan gagasan, meluruskan pemakaian bahasa yang rancu, memutakhirkan peristilahan yang dipakai dalam bahasa surat bisnis, menempatkan tanda baca yang tepat, serta menarik dan sopan.

Bahasa yang menarik disini ialah bahasa yang hidup dan mampu  membangkitkan minat hidup pembaca. Bahasa yang menarik menghindari pengulangan kata yang menjemukan. Selain bahasa yang digunakan lugas dan jelas seperti yang telah diuraikan diatas masih ada beberapa bahasa surat yang digunakan antara lain:

1.  Bahasa yang umum, ialah bahasa resmi yang memasyarakat, bahasa yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Selain strukturnya yang baku, ciri bahasa umum adalah pilihan katanya harus mengutamakan selera masyarakat umum, bukan selera kelompok orang, apalagi selera pribadi. Bahasa umum adalah bahasa standar. Bahasa standar  harus bebas dari dialek, slang, dan kata-kata prokem.

2.  Kata yang baku, adalah kata yang dianggap paling benar ditinjau dari segi penulisan dan mengucapkannya. Pembakuan juga mencakup pemilihan kata. Bila ada sejumlah kata yang sama artinya, harus ditentukan satu atau dua kata yang baku. Pembakuan diperlukan karena kata-kata bakulah yang dipakai dalam ragam resmi.

3.  Ungkapan tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik adalah ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata lebih yang berpola tetap. Susunannya baku dan permanen sehingga unsurnya tidak boleh dipertukarkan dan tidak boleh ditambah atau dikurangi.

4.  Pemakaian ejaan yang disempurnakan, ejaan yang berlaku untuk bahasa Indonesia sekarang ini adalah Ejaan Yang Disempurnakan. Adapun ruang lingkupnya meliputi:

- Penulisan huruf, yaitu menyangkut penulisan huruf kapital dan huruf miring. Huruf kapital dipakai pada:

1.         Huruf pertama nama gelar, jabatan, pangkat yang diikuti nama orang lain

2.        Huruf pertama nama bangsa, suku dan bahasa

3.         Huruf pertama tahun, bulan, hari, peristiwa bersejarah

4.         Digunakan dalam singkatan nama gelar dan sapaan kecuali dokter.

Huruf miring dipakai untuk menuliskan nama buku, majalah dan surat kabar yang dikutip dalam karangan/surat, ungkapan asing atau bahasa daerah yang belum disesuaikan.

-               Penulisan unsur serapan, adalah unsur penyerapan dari bahasa asing yang sering menimbulkan masalah dalam penyerapan atau penulisan.

-               Pemakaian tanda baca, pemakaian tanda baca yaitu meliputi penggunaan tanda baca titik dan koma. Tanda baca titik dipakai untuk menyingkat satu kata, dua kata, tiga kata. Tanda koma dipakai untuk memisahkan dua kalimat setara, dibelakang ungkapan penghubung antar kalimat serta penulisan alamat/nama tempat yang berurutan.

3.             Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.

4.             Isi surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.

5.             Dalam penyusunan „surat‟ yang sifatnya „dinas‟ atau „resmi‟ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini:

-          Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)

-          Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akan diungkapkan

-          Menetapkan bahan rujukan: dokumen/arsip dan berbagai macam data pendukung yang diperlukan (Djuharie, 2001

4    .Istilah Bisnis

Dalam menyusun surat bisnis seringkali dihadapkan dengan istilah-istilah bisnis yang harus dipahami, sehingga diharapkan tidak akan salah dalam memberikan arti/persepsi/dan yang dimaksudkan. Perkembangan bisnis sangat pesat, bisnis tidak hanya dilakukan secara

konvensional/face to face tapi juga mengarah ke media online. Dampaknya semakin banyak istilah-istilah bisnis yang perlu diketahui, beberapa dari istilah-istilah bisnis yang perlu diketahui yaitu:

Istilah dalam Penyerahan Barang

Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam penyerahan barang, yaitu:

No	Istilah	Keterangan
1.	Loco gudang	Penjual menyerahkan barang-barang, dalam keadaan belum dibungkus/dipak atau ditimbang. Jadi pembeli harus mengambil sendiri di gudang.
2.	Franco gudang pembeli	Ongkos-ongkos sampai barang dalam gudang pembeli ditanggung oleh penjual.
3.	Eks gudang	Barang diterimakan di gudang penjual, tetapi ongkos-ongkos pengepakan, penimbangan ditanggung oleh pembeli
4.	F.O.S (Free on Station) atau franco stasiun	Ongkos angkutan sampai barang itu di stasiun ditanggung oleh penjual.
5.	F.O.B (Free on Board)	Ongkos barang sampai dimuat di atas kapal ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos pengangkutannya ditanggung oleh pembeli.
6.	C&F (Cost and Freight)	Ongkos pengangkutan sampai barang-barang di atas kapal ditanggung oleh penjual.
7.	C.I.F (Cost Insurance and Freight)	Semua ongkos yang diperlukan untuk barang termasuk asuransi dan pengangkutan dengan kapal ditanggung oleh penjual.

Istilah dalam Potongan Harga

Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam potongan harga, yaitu

No	Istilah	Keterangan
1.	Potongan Tunai	Potongan yang diberikan karena pembeli membayar tunai, sedangkan menurut perjanjian harus dibayar beberapa waktu kemudian.
2.	Discount	Potongan yang diberikan karena membeli dalam jumlah besar.
3.	Rabat	Harga yang diberikan kepada pembeli karena barang akan dijual lagi dengan harga yang sama. Jadi rabat sebagai keuntungannya
4.	Rafaksi	potongan harga yang diberikan berhubung ada kesalahan, misalnya tentang barang yang dikirimkan.

Istilah dalam Pembayaran

Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam pembayaran, yaitu:

No	Istilah	Keterangan
1.	CAC (Cash and Carry)	Barang di bayar terlebih dahulu sebelum dibawa, atau uang diterima lebih dahulu baru barang dikirim
2.	COD (Cash on Delivery)	Pembayaran dilakukan pada saat barang diterima
3.	Remburs	Pembeli menyerahkan pembayaran kepada pengangkut barang pada waktu barang diserahkan

 

Istilah dalam Korespondensi

Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam korespondensi, yaitu:

No	Istilah	Keterangan
1.	acc = accord	Setuju
2.	B/L = Bill of Lading	surat muatan kapal
3.	C/O = Care Of	dengan alamat (d.a)
4.	C.Q = Casu Qou	dalam hal ini
5.	D/O = Delivery Order	surat penyerahan barang (pengeluaran dari gudang)
6.	do /ditto	Idem
7.	ddo = de dato	Tertanggal
8.	Ltd = Limited	perseroan terbatas
9.	NB = Nota Bene	Perhatian, catatan
10.	PO BOX = Post Office Box	kotak pos

No	Istilah	Keterangan
11.	PS = Postscript	Catatan
12.	p/a	per alamat
13.	pf = pour feliceter	ucapan selamat
14.	PP = per procuration	yang diberi kuasa
15.	QQ = Qualitate Quo	karena jabatan (selaku)
16.	S E & O = Save Error and Ommissions)	jika terdapat kesalahan dapat diperbaiki
17.	After Sales Service	Layanan purnajual
18.	Air Way Bill	Proses pengiriman cargo dapat langsung menghubungi perusahaan penerbangan sebagai pengangkut melalui agen cargo untuk mengurus pengiriman barang

 

19.	Claim	Tuntutan
20.	Confidental	Rahasia
21.	Down Payment	Transaksi pembayaran untuk uang muka order
22.	Faktur	Daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama jumlah, dan harga yang harus dibayar
23.	Joint Venture	Kerjasama yang dilakukan oleh beberapa pihak untuk menyelenggarakan usaha bersama dalam jangka waktu tertentu, dan kerjasama tersebut akan berakhir setelah tujuan tercapai atau pekerjaan selesai
24.	Monster / sample	Contoh barang dagangan untuk dinilai mutunya (bobotnya, warnanya)
25.	Petty Cash	Pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan yang sifat transaksinya relatif kecil dan tidak memerlukan cek
26.	Promes	Suatu kontrak yang berisikan janji secara terinci dari suatu pihak (pembayar) untuk membayarkan sejumlah uang kepada pihak lainnya (pihak yang dibayar)
27.	cc = carbon copy	Tembusan
28.	enc. = enclosure	lampiran
29	RSVP	Please reply